Gestion des documents

une solution gagnante qui a fait ses preuves
auprès des grandes organisations.

La gestion électronique des documents de Scriptor propose un système de classement des documents dont la simplicité de gestion est d'une facilité déconcertante. Structure ouverte et partageable, le système de gestion électronique des documents peut être utilisé par plusieurs individus simultanément : il suffit que les différents usagers qui en détiennent des privilèges de gestion y déposent du contenu pour que l'arbre se mette à foisonner d'informations hiérarchisées, sécurisées et parfaitement ordonnées.

Une console de gestion multiserveur

Avec le système de gestion électronique des documents, vous pouvez gérer l'ensemble des contenus des serveurs de votre organisation à partir de la console du Centre de documentation de Scriptor. Vous pourrez procéder à l'extraction des données et à leur restructuration, quel qu'en soit le serveur de provenance. Redisposez, fusionnez, masquez ou reconfigurez les accès aux répertoires et fichiers. Ce module respecte en tout point la sécurité de votre réseau NTFS (Microsoft) ou NDS (Novell).

Vous pouvez créer une nouvelle arborescence à partir des données emmagasinées sur plusieurs serveurs de votre réseau ; vous pouvez déterminer la profondeur du balayage, choisir le lieu d'affichage, effectuer la fusion de dossiers, gérer les doublons, renommer les fichiers, bref réorganiser toute l'architecture informationnelle de votre organisation et de ses multiples services dans un seul et même centre d'affichage.

Le centre de documentation permet :

Une prospection multiserveur.
Une extraction des données.
Une fusion du contenu des dossiers.
Une gestion des doublons.
La profondeur du balayage.
L'ajout ou suppression des fichiers ou des répertoires sur le serveur de son choix.
La possibilité de renommer les fichiers ou les dossiers.
Le choix de l'ordre de tri.

Déterminer la position des éléments dans la gestion électronique des documents

En mode écriture, vous n'avez qu'à cliquer sur le point d'insertion de votre choix, et suivre les instructions de la fenêtre de gestion pour y déposer le contenu que vous souhaitez partager. Vous pouvez déposer ou créer dans la gestion électronique des documents les éléments suivants:

un sous-dossier,
un contenu de répertoire physique,
un document,
un hyperlien,
une page Scriptor,
un lien vers un groupe de discussion,
un lien vers une pièce jointe.

Seuls les administrateurs peuvent choisir ou modifier les propriétés de la gestion électronique des documents. Pour ce faire, ils doivent activer le mode de gestion du système de gestion électronique des documents. (Lien sécurité)

Ajouter un dossier de premier niveau

Seul l'administrateur peut ajouter les dossiers de premier niveau. L'administrateur reçoit donc les demandes des usagers qui aimeraient voir inscrire un dossier principal de premier niveau dans la gestion électronique des documents et les met en ligne. L'usager qui reçoit les privilèges de gestion d'un dossier de premier niveau peut, par la suite, y ajouter autant d'éléments qu'il le désire ; un usager n'est toutefois pas autorisé à modifier le nom des dossiers de premier niveau.

Vous pouvez réserver la consultation d'un dossier de premier niveau à un groupe d'usagers particulier en choisissant Privé ; puis en choisissant le groupe en cliquant sur le bouton Permission en lecture. Scriptor attribuera en lecture ? de façon exclusive ? le dossier concerné aux usagers du groupe choisi.

Vous pouvez poursuivre un travail de déploiement de contenu sans le soumettre aux yeux des visiteurs, en sélectionnant Invisible. Vous pouvez faire de même lorsque le contenu d'un dossier de premier niveau devient obsolète et que vous ne voulez pas le détruire.

Vous avez le choix de déposer des documents dans un répertoire particulier, en choisissant parmi la liste des répertoires dont vous assumez la gestion.

Déposer un document dans un répertoire par défaut

Lorsque vous déposez un document dans le système de gestion électronique des documents, vous pouvez choisir de déposer les documents dans un répertoire précis : il suffit de le choisir au moment où vous créez un sous dossier. Lorsque vous déposez un document dans le module GED en choisissant de le déposer dans un répertoire par défaut, ce document est également déposé dans le répertoire choisi ; il peut alors être appelé par un hyperlien conventionnel dans une page Web Scriptor de type document ou ouvert à partir de son emplacement réseau (UNC).

Créer un lien vers les éléments contenus dans un répertoire

Vous pouvez rapidement pointer directement vers le contenu d'un répertoire complet et le rendre accessible en lecture et en écriture. Cette procédure s'avère intéressante lorsqu'on a déposé un fichier dans un répertoire et qu'on désire le rendre accessible via la gestion électronique des documents. De plus, le centre de documentation vous donne la possibilité de travailler conjointement avec Scriptor et des chemins UNC (chemins réseaux).